Документация хозяйственных операций в бухгалтерском учете


При изучении  этой  темы  необходимо  усвоить значение бухгалтерских документов,  правила их заполнения,  исправления  в  них ошибок, проверки и обработки.  Без документов невозможно ведение бухгалтерского учета.
Бухгалтерским документом, называется письменное свидетельство, которое дает  право  на  совершение  хозяйственной  операции или подтверждает, что операция совершена.
Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Документация широко используется с управлением  хозяйственной деятельностью  предприятий.  Hа основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества, за соблюдением законности  и  целесообразности  хозяйственных операций.
Чтобы документы достаточно полно раскрывали хозяйственные операции и имели юридическую силу,  они должны  иметь  определенные сведения и  быть надлежащим образом оформлены.  Показатели документов, характеризующие хозяйственные операции,  называются реквизитами. Реквизиты  делятся  на  обязательные и дополнительные.
Обязательными называются такие реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным.
В соответствии со ст.  9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам относятся:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование организации,  от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции;
  • наименование должностей лиц,  ответственных  за  совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.
Дополнительные реквизиты    определяются   особенностями   хозяйственных операций и назначение документов.
Документы группируются по следующим признакам:
  • по назначению;
  • по месту составления;
  • по способу отражения операций;
  • по объему содержания операций;
  • по способу составления.
В свою очередь каждая группа делится на подгруппы. По назначению документы делятся на распорядительные,  оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительными называются документы,  которые дают распоряжение или приказ на совершение операции. К ним относятся приказы о принятии на работу,  распоряжение о проведении инвентаризации, доверенность на получение товаров и т.д.
Оправдательные (исполнительные)  документы подтверждают,  что операция совершена.  Такими документами являются накладные, счета-фактуры и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются счетными  работниками. К ним относятся различные расчеты, например, реализованных наценок, издержек обращения на остаток товаров.
Комбинированные документы  содержат признаки распорядительного и исполнительного документа.  Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение  о выплате денег из кассы и подтверждение, что деньги выданы.
По месту составления документы делятся на внутренние документы и обращаются внутри предприятия.  К  ним  относятся кассовые ордера,  накладные на внутренние перемещение, платежные ведомости. Внешние документы  поступают от других предприятий или направляются из  данного  предприятия  на  другие.  К  ним   относятся счета-фактуры, доверенности, платежные поручения.
По способу отражения операции  документы  бывают  первичные  и сводные. Первичный  документ  составляется  в  момент совершения операции. К ним относятся накладные, кассовые ордера, счета-фактуры и др.
Сводные документы  составляются на основании первичных.  К ним относятся все отчеты материально-ответственных лиц.
По объему  содержания  операций документы делятся на разовые и накопительные. В разовых  документах отражается одна операция в момент ее совершения. Это накладная, счет-фактура. Накопительный документ   отражается  однородные  хозяйственные операции в течение дня или нескольких дней.  Например,  заборный лист.
По способу составления документы делятся на составленные вручную, частично  или  полностью автоматизированным способом.
Для того  чтобы  бухгалтер мог осуществлять контроль за документальным оформлением устанавливаются единые или  унифицированные формы  документов.  Если нет форм документов для оформления отдельных  хозяйственных операций,  то в соответствии с Законом о бухгалтерском учете (ст. 6) предприятия может самостоятельно определить форму  документов. Эта форма утверждается руководителем.
К документам  предъявляются определенные требования по  их оформлению. Кроме требований заполнения  документов  по установленной форме и всех обязательных реквизитов,  в Положении по ведению бухгалтерского учета указано,  кто имеет  право подписи документов, когда должны составляться первичные документы, исправление в них ошибок.
Так, первичные  документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании.
Руководитель по  согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц,  имеющих право подписи первичных документов. Документы, которыми  оформляются  операции  с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или  уполномоченными лицами.
Если в документах допущена ошибка, то она исправляется корректурным способом.  При этом ошибка зачеркивается так, чтобы можно было прочитать исправленное и указывается правильная запись.  Об исправлении делается  оговорка,  ставится  дата  и  подпись лиц, составивших документ. Исправление ошибок в кассовых и банковских документах не допускаются.
Бухгалтерские документы должны поступать в бухгалтерию для записей хозяйственных  операций  на счета,  бухгалтерского учета. Порядок и сроки передачи  документов  для  отражения  в  бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.  Документооборот - это движение документов  от  момента составления до момента их передачи в архив.
Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает.
Проверка производится по следующим признакам:
по форме - устанавливается правильность оформления документов, заполнения всех реквизитов;
по существу - устанавливает законность и целесообразность совершенных операций;
арифметически - проверка предполагает проверку таксировки (умножения количества на сумму),  правильность подсчета итогов, определения остатков;
проверка цен (если в документах указаны цены на товары,  то они  проверяются по договорам, по реестрам цен, которые ведутся в предприятии);
встречная проверка-  проверка проводится  для  выявления  возможных  приписок. При этом сопоставляются документы составленные в нескольких экземплярах и приложенные к отчетам разных  материально  ответственных лиц.
После проверки производится бухгалтерская  обработка  документов. Под  бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах.  
В течение  отчетного  года  бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в специальных папках. После составления годовой бухгалтерской отчетности, они переплетаются в тома, на которых указывается месяц,  год,  шифр синтетического счета.  Переплетенные документы нумеруются  и  их количество указывается в конце тома. Затем тома документов сдаются в архив. Сроки и  порядок  хранения документов определяются специальным перечнем, который утвержден Главным архивным управлением РФ.
Контроль за  оформлением,  обработкой  и  хранением документов возложен на главного бухгалтера.