Регистры и формы бухгалтерского учета


Регистры бухгалтерского учета - это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
По внешнему виду регистры подразделяются на книги (журналы), карточки, свободные листы.
Книги (журналы) - это сброшюрованные листы определенного формата со специальными графами. Страницы в книгах нумеруются, а в кассовой книге прошнуровываются. В конце указывается количество страниц, подписи руководителя, главного бухгалтера и печать. В этом состоит преимущество книги, т.к. нельзя изъять листы с целью сокрытия злоупотребления. Недостатком книг в том, что работу по их ведению нельзя распределить между счетными работниками.
Карточки - это специальные таблицы из плотной бумаги или тонкого картона. Каждой карточке присваивается порядковый номер. Хранятся они в картотеках. В основном карточки применяются для учета товарно-материальных ценностей в натурально-стоимостном выражении.
Свободные (отдельные) листы - это специальные таблицы большого формата. Они хранятся в специальных папках. Отдельные (свободные) листы используются для составления группировочных ведомостей, ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей. Они предназначены для синтетического и аналитического учета.
По видам записи учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
В хронологических регистрах операции отражаются по времени их все совершенствования и поступления документов в бухгалтерии. К ним относятся регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций.
В систематических регистрах ведется учет   однородных   хозяйственных операций по синтетическим счетам. Примером является Главная книга.
В комбинированных регистрах хронологические и систематические записи совмещаются. К ним относятся многие журналы-ордера, журналы и книги аналитического учета.
По назначению регистры бывают синтетические (ведение синтетического учета) и аналитические (ведение аналитического учета).
Записи в учетные регистры производит бухгалтер, поэтому он должен знать, как в них делаются записи, а также исправляются ошибки.
 Записи в учетных регистрах производятся вручную или с помощью ЭВМ.      Записи ведутся аккуратно, без подчисток и помарок. 
Допущенные ошибки исправляются одним из трех способов: корректурным (исправление делаются как в документах), дополнительной проводки, "красное сторно" (сторнировочный).
 Корректурный способ применяется для исправления суммы, если ошибка обнаружена до составления баланса.
Способ дополнительной проводки применяется в том случае, если проводка составлена на меньшую сумму, чем требуется. В этом случае составляется дополнительная проводка на сумму разницы и затрагивает те же счета.
Сторнировочный ("красное сторно") способ исправления используется в том случае, когда неправильно составлена бухгалтерская проводка или ошибка обнаружена после составления баланса. Для исправления этой ошибки составляется неправильная проводка, но красными чернилами. Эта проводка записывается на счета бухгалтерского учета. Затем составляется правильная проводка обычными чернилами и также отражается на счета. При подсчете итогов цифры, записанные красными чернилами, вычитается и таким образом ошибка исправляется.
Сторнировочный способ используется также и в том случае, если требуется уменьшить суммы ранее составленных бухгалтерских проводок.
В зависимости от вида и объема деятельности на предприятии применяется определенное количество регистров. Их строение, взаимосвязь, последовательность и способы записи хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.
Форма бухгалтерского учета - это определенная система сочетаний и построения учетных регистров, последовательности и способов записей в них.
Применяются следующие формы бухгалтерского учета мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная. На малых предприятиях применяется простая и упрощенная формы бухгалтерского учета.
Одной из старейших форм является мемориально-ордерная. Hа основании первичных   документов,   поступивших в бухгалтерию, составляются бухгалтерские проводки, оформлением в виде мемориальных ордеров. Мемориальные ордера также составляются по группе документов, данные которых систематизированы в накопительных ведомостях по признаку однородности операций.
За каждым мемориальным ордером закрепляются постоянный номер, который регистрируется в специальном регистрационном журнале. По некоторым синтетическим счетам ведутся карточки аналитического учета.
Регистром синтетического учета при этой форме является Главная книга, записи в которую производятся на основании мемориальных ордеров. В конце месяца по итогам синтетических счетов Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса.
Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета является журнально-ордерная форма. В качестве основных регистров используются журналы-ордера. В каждом из них в течение месяца записываются операции по принципу накопления на основании первичных документов или вспомогательных ведомостей. Записи в журналы-ордера производятся по кредитовому признаку в разряде корреспондирующих счетов.
 В конце месяца в журналах ордерах подсчитываются итоги, которые записываются в Главную книгу. Кредитовые обороты по счету отражаются одной записью из соответствующего журнала-ордера.
В дополнении к некоторым журналам-ордерам составляются накопительные дебетовые ведомости, записи в которых осуществляются в разряде корреспондирующих счетов. В большинстве журналов-ордеров и накопительных ведомостей синтетический учет совмещается с аналитическими. По некоторым счетам аналитический учет ведется на карточках.
Главная книга, журнал-ордер и оборотные ведомости аналитического учета служат основанием для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете организации и предприятия могут выбирать любую форму бухгалтерского учета. Главное, чтобы она соответствовала задачам и принципам бухгалтерского учета и позволяла обеспечивать составление достоверной и объективной бухгалтерской отчетности. Выбранная форма учета указывается в учетной политике, также приводится перечень учетных регистров.